個人情報保護
株式会社コギト個人情報保護方針
株式会社コギトは、（以下弊社と言います）メールによる情報配信サービスシステムの提供及びシステム管理を業務提供しておりますが、 弊社の業務 上、取り扱うすべての個人情報について弊社は、個人情報の重要性を認識し、関係法令及びその他の規範を遵守するとともに、収集した個人情報に対し個人情報 保護コンプライアンス・プログラムを策定、これを遵守し、以下の基本方針のもと、個人情報の適切な取扱い管理及び保護に努めます。
１．弊社は、個人情報の取扱いについては、安心して弊社に預託していただけるように、その趣旨に従い利用、提供及び開示を行い、趣旨に 反した利用又は第三者への提供及び開示は致しません。
２．弊社は、個人情報を取得する場合は、その利用目的を明確にし、その目的に限ってのみ使用し、目的外利用を行わないための措置を講じ ます。また収集は、弊社の正当な事業範囲だけに限り、公正かつ適正な方法で行います。
３．弊社は、個人情報保護管理責任者を定め、取扱う個人情報を技術面及び組織面から、セキュリティー対策を行い、不正アクセス、紛失、 破壊、改ざん及び漏洩などに対し、適切な予防処置及び是正処置を講じ対応します。
４．弊社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範、個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステム （JIS Q 15001）等に準拠して個人情報保護のための社内体制を確立するとともに、個人情報を保護遵守いたします。
５．弊社は、個人情報保護に関するコンプライアンス・プログラムを定め、社員に徹底するとともに、これを定期的に監査し、その結果を踏 まえて個人情報保護が効果的に実施されるよう継続的に改善します。
６．弊社は、顧客窓口責任者を定め、お客様及び情報提供の本人（社員含む）から個人情報の確認、訂正及び追加又は削除、利用の停止、消 去及び第三者への提供の停止を希望された場合、合理的な範囲で速やかに対処します。
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【お問い合わせ先】 制定日2006年4月1日 |
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個人情報の取扱について
【利用目的】
（1）代理店、取引先各社、他社の役員・社員等に関する個人情報
1)お問い合わせ・ご相談への対応
2）商品開発、アンケート調査実施、モニター実施
3）契約の履行
4）お客様との商談、打合せ等
5）業務上必要な諸連絡・商談等
6）代理店、取引先情報管理、支払・収入処理
（2）従業員に関する個人情報
1）従業員の給与・人事管理・社会保険・税務手続き
2）退職者への情報提供および連絡など
（3）採用・募集活動応募者に関する個人情報
1） 採用・募集活動応募者への情報提供および連絡、その他採用・募集活動に関連する利用
（4）個人情報の利用目的等の公表事項
1) 個人情報の利用目的について
当社では、お客様から個人情報取り扱い業務を受託する場合、および当社が個人情報
を取得する場合、次の通り利用目的を特定し、その利用目的の範囲内にて利用します。
特定した利用目的の達成範囲を超えて個人情報を取り扱う必要が生じた場合、必ずご
本人の同意を得てから取り扱います。
① お客様の保有される個人情報を業務で取り扱う場合の利用目的
1.ｅメールとファイルの配信代行およびＡＳＰサービス提供のため。
2.上記各項目に付帯関連する受託業務のため。
② 当社が取得する場合の利用目的
1.当社事業に関するお問合せ、苦情、相談等の内容に対応するため。
2.当社からの製品・商品等の発送および請求業務のため。
3.当社がキャンペーン・アンケート調査等を行い、当社各種サービスに反映するため。
4.当社サービスの案内・サポート情報を提供するため。
5.当社の採用に関して各種資料・案内を発送するため。
6.当社従業者の採用、福利厚生、および従業者管理のため。
２． 個人情報の共同利用について
当社は、個人情報の共同利用をいたしません。
３． 個人情報の第三者への提供について
当社では、受託業務において取り扱う個人情報を、お客様から指示される場合を除き、
第三者に提供することはありません。
（但し、業務の委託先は当該第三者には該当しません。）
また当社が取得した個人情報について第三者提供の必要が発生した場合、ご本人の同
意を得た上で実施します。
【第三者提供について】
法令による場合を除き、本人の同意を得ない限り第三者提供を行うことはしません。
【委託について】
上記利用目的を行うにあたり、個人情報を委託することがあります。
【本人の権利】
利用目的の通知、個人情報の開示・訂正・追加・削除・利用又は、第三者提供の拒否に関しては、可能な限り早急に応じます。下記問い合わせ先にご連絡下さ
い。
【個人情報の提供の任意性】
個人情報を提供する事は、本人の任意です。提供いただけない場合は、上記利用目的を受けれない場合があります。
【苦情及び相談】
下記にお問い合わせ下さい。
【お問い合わせ】
個人情報管理サポート室
苦情相談窓口
電話：075-231-8767
e-mail:info@cogito.co.jp
株式会社 コギト
個人情報保護管理者
山川 知紀
開示請求方法について
- 【開示請求】
当社お預かりしている個人データについて開示請求される場合は、以下の要領にてお願いしす。
(1)請求窓口
当社の個人情報管理サポート室にご連絡お願いします。
電話：075-231-8767
e-mail:info@cogito.co.jp
（受付時間／10：00～18：00（土、日、祝日、年末年始は除く）／Eメールは終日）
（ご来社によるお問い合わせ、請求には対応致しかねますので、ご了承ください。）
- (2)開示請求書
当社所定の開示請求書を使用願います。
- (3)ご本人確認書類
ご本人からの請求の場合は、ご本人であることを確認するため、次の書類を同封願います。
・ 住民票（本籍及び家族情報を含まないもの）及び外国人登録記載事項証明書のコピー
- (4)代理人確認書類
代理人からの請求の場合には、ご本人及び代理人確認のため、次の書類を同封願います。
・ 個人情報をお知らせいただいた時のご本人の住所、氏名、電話番号を記したもの。
・ ご本人及び代理人の住民票（本籍及び家族情報を含まないもの）及び外国人登録記載事項証明書のコピー
・ 上記書類に加え、代理権確認のため次のいずれかの書類を同封願います。
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ａ．委任による代理人の場合は、代理であることを示す旨の印鑑証明書つきの委任状
ｂ．法定代理人の場合は、法定代理人であることを証明する戸籍謄本などの書類
＊）住民票は、現住所が記載されたものを提出願います。
＊）ご本人・代理人確認のための書類（住民票及び外国人登録記載事項証明書等）は回答後速やかに適切な方法で廃棄いたします。
＊）送付いただいた住民票等の書類の返却はできませんので、ご了承ください。
＊）本籍地が記載されている住民票や戸籍謄本等については、お手数ですが、「本籍地」部分をマジック等で塗りつぶす、あるいは切り取る等により、同部分が 分からないようにして送付願います。
- 【当社からの通知方法及び手数料について】
住民票等に記載された住所（代理人からの請求の場合は、代理人の住民票等の住所）宛に、配達証明郵便にて通知致します。
一回の請求につき、手数料として２,０００円(配達証明郵便代実費相当分・事務手数料を含む)をご負担願います。
- 切手２,０００円相当を開示請求時に同封ください。
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※ 手数料が不足していた場合や同封されていなかった場合は、その旨連絡致しますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示請求がなかったものとして
対応致しますのでご了承願います。
※ 当社からの通知書類
- 【開示請求に応じかねる場合について】
次の場合は開示瀬急に応じかねますのであらかじめご了承ください。
その場合は、開示請求に応じかねる旨をその理由を明示の上、配達証明郵便にて通知致します。その通知には同封いただいた切手を使用致しますので、あらかじ めご了承願います。
(1)ご本人確認や代理人確認ができない場合（例、現住所が住民票及び外国人登録記載事項証明書の住所と相違する場合）
- (2)ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合。
(3)当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合。
(4)他の法令に違反することとなる場合。
(5)保有個人データに該当しない個人情報である場合（個人情報保護法上、開示請求対象外の個人情報）
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・ ６ヶ月を超えて保有していない個人情報
・ データベースのように容易に検索することができる状態になっていない個人情報
（例、いただいた個人情報でDM等のご案内をしても、１年を超えてご連絡等がない場合は廃棄するため）
(7)開示請求の記入内容に不備がある場合
(8)開示請求対象の個人情報が特定できない場合
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訂正・利用停止請求方法について
- 当社がお預かりしている個人データの内容について、訂正・利用停止等を請求される場合は以下の要領にてお願い致します。
【請求方法について】
[1]請求窓口
個人情報管理サポート室
電話：075-231-8767
e-mail:info@cogito.co.jp
（受付時間／10：00～18：00（土、日、祝日、年末年始は除く）／Eメールは終日）
（ご来社によるお問い合わせ、請求には対応致しかねますので、ご了承ください。）
株式会社コギト 個人情報管理サポート室
〒604-8155 京都市中京区錦小路通烏丸西入占出山町311番地 アニマート錦５Ｆ
- [2]ご本人からの請求
ご本人からの請求の場合は、電話、電子メール、郵便などにてご連絡お願い致します。またご本人であることを確認するため個人情報をお預かりした時の住所、 氏名、電話番号をお知らせください。
- [3]代理人からの請求
代理人からの請求の場合には、郵便でのみ受付いたします。郵便には次の書類を同封願います。
・ ご本人の住所、氏名、電話番号と訂正・利用停止等の内容を記述した書類（様式は自由）
・ ご本人及び代理人の住民票（本籍及び家族情報を含まないもの）及び外国人登録記載事項証明書のコピー
上記書類に加えて、代理人確認のため次のいづれかの書類を同封願います。
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a. 委任による代理人の場合は、代理であることを示す旨の印鑑証明書付きの委任状
b. 法定代理人の場合は法定代理人であることを証明する、戸籍謄本等の書類
＊ 代理人確認のための書類（住民票及び外国人登録記載事項証明書等）は回答後速やかに適切な方法で廃棄いたします。
＊ 送付していただいた住民票等の書類の返却はできませんので、ご了承ください。
＊ 本籍地が記載されている住民票や戸籍謄本等については、お手数ですが、「本籍地」部分をマジック等で塗りつぶす、あるいは切り取る等により、同部分が分か らないようにして送付願います
- 【当社からの通知方法及び手数料について】
ご本人または代理人宛に、電話、電子メール、郵送等の方法にて通知いたします。手数料は無償にて対応いたします。
- 【訂正・利用停止に応じかねる場合について】
次の場合は訂正・利用停止請求に応じかねる場合がありますので予めご了承ください。
その場合は，その旨通知します。 - [1]ご本人確認や代理人確認ができない場合
[2]利用目的から考えて訂正等が必要でない場合
[3]誤りである旨のご指摘が正しくない場合
[4]訂正等の対象が事実ではなく評価に関する情報である場合
[5]利用目的による制限、適正な取得、第三者提供の栄現に違反しているという理由以外で利用停止等を請求された場合
[6]利用目的による制限、適正な取得、第三者提供の制限に違反している旨のご指摘が正しくない場合
[7]利用停止等を行うことが困難な場合に、ご本人の権利利益保護に必要な代替措置をとる場合
[8]保有個人データに該当しない個人情報である場合（個人情報保護法上、訂正．利用停止対象外）
・ ６ヶ月を超えて保有しないもの
・ データベースのように容易に検索することができる状態になってない個人情報
[9]すでに個人情報を廃棄・消去済みの場合
[10]訂正・利用停止等の請求内容に不備がある場合
[11]訂正・利用停止等の請求対象の個人情報が特定できない場合
- 【ご指摘の受付窓口】
当社の個人情報の取扱いに関するご指摘につきましては、下記までお申し付けください。 - [1]電話による場合
電話：075-231-8767
土、日、祝日、当社の指定休日を除く（土・日・祭日を除く10：00～18：00）
株式会社コギト 個人情報管理サポート室
- [2]郵送による場合
株式会社コギト 個人情報管理サポート室
〒604-8155 京都市中京区錦小路通烏丸西入占出山町311番地 アニマート錦５Ｆ
- (5)改訂
本公表事項については改訂することがあります。改訂した場合は、改訂内容を公表することによってお知らせいたします。
- 【お問い合わせ先】
個人情報管理サポート室
電話：075-231-8767
e-mail:info@cogito.co.jp
- 株式会社 コギト
個人情報保護管理者
山川 知紀
最終更新日 2008年8月8日
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